第一章 总 则
第一条 为加强学院档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国档案法实施办法》，《普通高等学院档案管理办法》，《高等学院档案工作规范》等规定，结合学院实际，特制订本办法。
第二条 学院在从事教育教学、科研、行政管理及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料、实物，均属重庆房地产职业学院档案。
第三条 档案是办好学院的重要基础工作之一。学院各级部门必须把档案工作纳入各级单位整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学院实行部门立卷归档制度。学院档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学院档案工作由学院办公室主任分管，档案室具体负责对全院档案实行集中统一管理。其基本职责是：
1、贯彻执行国家有关档案工作的政策和法律法规，规划全院的档案工作;
2、制定学院档案工作规章制度，监督，指导和检查执行情况;
3、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各种门类档案及相关资料;
4、积极开展档案信息的开发利用工作，编制实用的检索工具和研究材料，主动为教学科研及各项管理工作服务;
5、严格执行档案保密法，保守档案机密，加强档案的科学管理，确保档案的完整、安全;
6、与学院现代管理工作同步，全面实行计算机管理档案，不断提高管理水平;
第六条 各部门配备一名政治思想素质好、热爱档案事业、大专以上学历人员为兼职档案员，具体负责本部门的档案工作。各系的兼职档案员由教学秘书担任，各行政职能部门的兼职档案员由部门负责人指派。其工作职责是：
1、做好本部门各类档案材料收集、分类、立卷、整理等工作;
2、按照档案归档范围和要求，在每年6月底前将上年应归档的档案材料按时移交学院综合档案室;
3、积极参加档案工作人员岗位培训，加强档案专业知识学习，不断提高业务技能和现代化管理水平。
第三章 经费、库房和设备
第七条 学院档案工作所需经费要单独立项，列入学院预算，统筹解决。学院各部门对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等费用，在办公经费中给予支持。
第八条 学院为档案部门提供符合档案管理要求的档案库房和相关设施设备，以保证档案安全和延续档案寿命。
第四章 文件材料的归档、移交和接收工作
第九条 学院建立完善的档案立卷归档制度，做到每项重要的教育教学、科研、行政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十条 学院部门文件材料立卷归档必须分工明确，协同配合。属于全院性、综合性的文件材料由行政办公室负责立卷归档;其它门类档案按部门工作职责范围立卷归档;涉及多个部门的文件材料，由主办部门负责归档。
第十一条 部门兼职档案员必须根据学院相关规定，把应归档的文件材料，按照文件材料的自然形成规律，系统整理组卷，编制页号或件号，填写卷内目录，装订后于次年6月底前移交档案室，并办理档案移交手续。
第十二条 学院文件材料的归档范围
(一)党政管理类
主要包括院党委、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
(二)教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学院教学文件材料归档范围》(教办字[1987]16号)执行。
(三) 科研类
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。
(四)基本建设类
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。
(五) 仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(六) 版物类
主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物。
(七) 外事类
主要包括学院有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳专家与其在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
(八) 财会类
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财预字[1984]85号)执行。
以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十三条 归档的文件材料应规格一致，质地优良，书绘工整，文字清晰，符合公文处理规范和标准的要求。
第十四条 归档时间
党政、教学、外事、出版、声像、设备仪器等门类档案的管理性文件材料，按自然年度，在次年6月底以前归档;院办常务性文件材料一年内归档两次，分别为6月底和12月底;科研档案在课题结题后3个月、基建档案在项目完成验收后3个月移交学院档案室;会计档案财务部门按自然年度整理，由财务室保存1年后移交学院档案室集中统一保管。
第十五条 移交档案必须履行移交手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签字。
第十六条 凡由本院与其他单位协作完成的项目，由主办单位保存整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第十七条 按档案法规定，学院教职工在其从事教育教学、科研、行政管理等工作活动中形成的各种载体的文件、声像、图表等材料，必须按照规定向学院档案室移交，集中统一管理，任何个人不得据为已有。
第十八条 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学院档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学院档案部门捐赠档案的，学院应予以奖励。
第十九条 学院档案室要注意向国内外征集与学院有关的各种重要的档案资料。
第五章 档案管理
第二十条 学院档案室对档案按照教育部关于高校档案管理规范进行分类、编号并科学有序排列。
第二十一条 学院档案室应及时按规定对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得相关部门同意，并造册报经院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 学院档案室应负责进行档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用和销毁等有关数据的统计，按照有关规定，向上级报送档案工作基本情况统计表。
第二十三条 学院档案室应建立和完善库房管理的规章制度，研究和改进档案保护技术，在保管中要注意防盗、防火、防虫、防潮、防高温等事项，保持库房清洁、整齐。
第二十四条 学院档案室对库存档案的保管和保护设施进行情况定期进行检查，发现问题立即向分管领导报告并及时处理。
第二十五条 学院档案室积极推进计算机管理档案工作。各立卷部门应积极推行档案的计算机管理，并按照学院档案部门的统一规定建立档案数据库。
第六章 档案的利用
第二十六条 学院档案室对外提供档案目录、全宗指南等。
第二十七条 学院档案室保存的档案，属现行档案，主要为本院提供利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信，经学院档案负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经院分管领导批准。
第二十八条 按档案利用借用规定，学院档案室对借出的档案要定期催还，不得泄密，不得涂改、抽页，不得转借，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。
第二十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，需经学院档案负责人批准。
第三十条 积极开展档案的编研工作。根据需要，有计划地对档案资料进行检查、整理和编辑出版，积极为学院教育教学、科研、学科建设与领导决策提供有价值的材料。
第三十一条 学院档案室采取多种形式，积极开展档案宣传工作，不断增强广大教职工档案意识，做好档案工作。
第七章 考核、奖励与处罚
第三十二条 学院建立档案工作检查、考评制度，并作为部门年度考核的依据之一。学院对档案工作成绩优秀的部门和个人给予表扬和奖励。
第三十三条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学院将依据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按规定建立备案制度。
第八章 附 则
第三十四条 本办法由学院档案室负责解释。
第三十五条 本办法自公布之日起执行。
重庆房地产职业学院档案室
二O一六年十月二十二日
渝公网安备 50010602500254号