为加强档案的规范化管理，确保归档文件材料的完整，根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》和《新鸥鹏集团档案归档制度》，特制定本制度。
一、学院文件材料立卷归档的分工
（一）学院设立档案室，配置与工作相适应的专职档案员，负责统筹全院应归档文件材料的归档工作；各系、各部门分别设兼职档案员，负责收集、保管并向学院档案室移交本部门应归档的文件材料。各系、各部门应归档文件材料的立卷，由各系、各部门负责。
（二）综合性文件材料的归档分工
1.教育部、重庆市教委、集团等业务主管部门和上级单位下发本院的文件材料，由学院办公室立卷归档。
2.学院党委和行政召开的全院性、综合性会议形成的文件材料，由学院办公室立卷归档。职能部门以学院党委或行政名义召开的专题会议形成的文件材料，由主办部门立卷归档。党员代表大会形成的文件材料由组织部门立卷归档。教职工代表大会形成的文件材料由工会立卷归档。
3.各系、各部门向学院行政、党委的请示和报告的印件及批复、批转的原件由学院办公室立卷归档；请示和报告的原件及批复、批转的复印件，由报送部门立卷归档。
4.重要的来信来访材料，由承办部门立卷归档。
（三）涉及两个以上部门共同办理的文件材料的归档分工
1.两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门立卷归档。
2.教学文件材料方面的学生登记表、成绩册、学籍卡、学籍变更的材料、优秀毕业论文、实习、实践材料等，由各系整理后，统一由教务处立卷归档。
3.学院有关学科、专业建设的论证、评估、申报、审批材料的原件，由教务处立卷归档，各系保存复印件。
4.各专业教学计划、教学大纲、课程建设的原件，由教务处立卷归档，各系保存复印件。
5.各系应将本系形成的具有保存价值的文件材料整理归档，院内下发或院内各部门相互抄送的文件材料可保存备查，不予立卷归档。
6.几个部门协作完成的研究课题，由主持部门立卷归档，协作部门保存自己所承担的任务所形成的科研文件材料复印件。
7.基建项目档案由学院建设指挥部负责立卷归档（一式两套）。一套移交投资方新鸥鹏集团机要档案室，一套交学院档案室。只有一份原件的，原件交集团机要档案室，学院保存复印件。
8.仪器、设备从申购到验收过程的管理性文件和技术文件，由资产后勤处收集整理归档；设备保管和使用部门负责随机文件材料、设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集整理，交资产后勤处整理登记后归档。
9.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交学院办公室整理归档。
10.各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，向学院档案室移交归档，任何人不得私自带入其他部门或单位。
（四）专门档案的管理分工
1.会计核算材料由财务处负责立卷归档，并由财务处保管1年后，于次年6月底前移交学院档案室。
2.教职员工个人档案由组织人事处负责立卷归档，并负保管、提供利用之责。
3.学生学籍档案管理办法另定。
二、归档时间和手续
（一）一般管理类应归档文件材料，各部门应在每年6月底和12月底每半年一次移交学院档案室。重要的合同、证照、政府批文、重大活动等档案，各部门应在档案形成后三日内移交学院档案室。
（二）科研档案在课题或成果通过鉴定验收后3个月内归档。
（三）基建档案可分阶段、按工程进度节点及时归档。
（四）设备档案在设备开箱或安装调试后及时归档。
（五）各系、各部门在向档案室移交归档时，必须履行归档手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签字盖章。
三、归档文件材料的整理方法与要求
（一）管理类档案（文书档案）应按重庆市档案局《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》的要求，以件为单位整理。
（二）教学类档案以卷为单位整理。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（三）基建类、科研类、设备类档案应根据国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000），以卷为单位整理。
（四）会计类档案按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的要求整理。
（五）声像类档案：录音录像档案按照行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）整理，照片档案按照重庆市档案局《重庆市照片档案收集整理实施细则》整理。
（六）实物档案分载体形式以件为单位整理。
（七）归档文件材料必须准确记录和反映我院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料优良，利于长期保存。
（八）联系紧密的材料不得分散，应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复分别组合在一起，并依序排列归档，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。
（九）不同年度的文件一般应将文件按年度分开立卷。跨年度的请示与批复，放在批复文年立卷；没有批复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；学籍档案放在学生毕业年立卷；科研档案放在课题结题年或鉴定年立卷。
（十）以卷为单位整理的档案，卷内文件材料应按顺序排列，应统一用铅笔在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角填写页号；按件整理的档案，应在每份文件材料的右上方加盖归档章，并逐件填写件号；图表或声像材料等也应在装具上或背面逐件编号。
（十一）每个案卷或卷盒必须按规定格式逐件填写卷内文件目录；必须填写卷（盒）封面、脊背及备考表的项目。
（十二）学籍档案中的学生登记表、成绩册等材料，以班级为单位组卷。
（十三）科研文件材料以每个研究课题为单位，视其材料多少，组成一题一卷或一题多卷。将最能反映课题概况的文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定文件、成果申报与获奖材料等，排列在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段，依次系列排列，整理组卷。
（十四）基建文件材料，按项目立卷归档，管理性文件材料排列在整个项目的首卷，其余材料按文件的性质和项目阶段分别组卷。图纸按图的类别序号排列，蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成4号图纸的规格，底图采用卷放或平放，蓝图、底图均不装订。
（十五）设备文件材料以每台、套设备的材料为立卷单位，进行系统整理，组成一个或多个案卷。将最能反映设备购置情况的文件材料，如申购报告、批复文件、订购合同、验收报告等，排列放在案卷之首，其余材料按设备的工作程序依次系统排列。卷内的文件按文字材料在前、图表在后的要求排列。图件大于卷盒的，以手风琴式折叠成4号图纸的规格。
（十六）财务管理中形成的文件材料按文书档案要求整理。会计报表、会计账簿、会计凭证等会计核算材料，按会计年度进行整理组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。对于未了结的权债、债务及涉外的原始凭证，单独立卷。
四、处罚
有下列行为之一，视情节轻重，对相关责任人予以相应的处罚：
1.未按规定期限向档案室移交归档范围的档案，给归档工作造成延误和影响的，取消相关责任人当年评先评优资格，造成严重后果的追求相应的责任。
2.未按规定收集移交档案资料，造成档案资料遗失、损毁、泄密的，追究当事人相关责任，造成严重后果的将追究其经济和法律责任。
3.对归档工作管理不力，归档工作存在严重疏漏和问题，且不能及时整改的，追究当事人相关责任。
4.对已形成的重要档案资料，未按规定移交档案室而擅自转交他人复印、扫描、保管和使用的，一经发现追究当事人相关责任，造成严重后果的将追究其经济和法律责任。
5.其它违反本制度的有关行为。
本《制度》自印发之日起实行，其解释权归学院办公室。各系、各部门可根据本制度，结合实际情况，制定实施细则。
渝公网安备 50010602500254号